●
La prueba de entrega digital permite confirmar cada despacho en terreno y desde la
aplicación utilizada por el equipo en ruta adelantar
la facturación, sin esperar a que los vehículos o flota regresen al centro de distribución.
En
muchas empresas en Ecuador, un despacho todavía se considera cerrado cuando la
guía de remisión firmada regresa a la oficina. Mientras este documento
permanece en ruta, los equipos de cobranzas pueden ver limitada su capacidad
para facturar y conciliar, mientras que un extravío o error de digitación puede
derivar en reprocesos administrativos o notas de crédito.
En recorridos que abarcan varias provincias, este proceso puede tomar varios
días.
Si
bien la facturación electrónica ante el Servicio de Rentas Internas (SRI) forma
parte de la operación cotidiana, la confirmación de que el cliente recibió la
mercadería completa y en buen estado continúa dependiendo, en muchos casos, de
un documento físico. En este contexto, la prueba de entrega digital, conocida
como POD (Proof of Delivery), cobra relevancia como una herramienta para
agilizar y respaldar este proceso.
“Muchas
empresas invierten en flota y en optimizar sus rutas, pero todavía cierran la
entrega con una firma en papel. Cada día que una guía tarda en volver a la
oficina es un día más sin facturar. Con la prueba de entrega digital, la
información llega en el mismo momento en que se entrega el pedido y eso cambia
la forma de gestionar la cobranza”, señaló Enrique Ycaza, Country
Manager de Descartes + Drivin en Ecuador.
La
solución funciona desde la aplicación utilizada por el conductor y se conecta
con el sistema de gestión de transporte (TMS) de la compañía. En el punto de
destino permite registrar información como:
●
Firma de
conformidad: nombre, RUC o cédula
de quien recibe y firma directamente en la pantalla del celular.
●
Ubicación y
hora: la confirmación queda
vinculada a las coordenadas del punto donde se realiza el despacho.
●
Fotografías
y formularios: permiten dejar
constancia de aspectos como la temperatura de productos de cadena de frío, los
sellos de seguridad o el estado de la mercadería.
Los
registros se almacenan en la nube y quedan disponibles para los equipos de
contabilidad, cobranzas y servicio al cliente. Ante una objeción relacionada
con una factura, la compañía puede consultar la evidencia correspondiente —como
la fotografía o la firma— para revisar lo ocurrido y gestionar el reclamo.
Además, la digitalización contribuye a reducir el uso de papel y las
necesidades de impresión, archivo y almacenamiento físico.
Para
implementarlo, los conductores deben contar con un teléfono inteligente con la
aplicación conectada al sistema de gestión de transporte. De esta manera, cada
despacho genera desde el inicio un respaldo digital que puede ser consultado y
auditado.
Descartes
+ Drivin mantiene su compromiso de
acompañar a distribuidores, industrias y comercios del país en la transición
hacia una operación logística sin papel, mediante herramientas que conectan la
gestión de los despachos, la facturación y la toma de decisiones.
.JPG)
